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Onboarding-Concierge: die ersten 90 Tage ohne Reibung

Ein digitaler Concierge, der Policy-Fragen beantwortet, Papierkram erledigt und an den richtigen Menschen weiterleitet—damit neue Mitarbeitende schneller produktiv werden.

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Das Problem

Der erste Tag verspricht viel und liefert eine Ticket-Warteschlange

Neue Kollegen verlieren Stunden mit einfachen Fragen zur Richtlinie

Urlaubsansprüche, Spesenregeln, IT-Zugänge, Anmeldung zu den Benefits – jeder Neue stellt dieselben Fragen und wartet dieselben Tage auf die Antwort.
Der Papierkram läuft weiter von Hand

Formulare werden gedruckt, gescannt, neu eingetippt und hinterhergejagt. Der erste Eindruck, den ein neuer Kollege von diesem Haus bekommt, ist der Eindruck von seinem Onboarding.
Die Ticket-Warteschlangen der Personalabteilung ersticken das Team

Die HR Business Partner verbringen den ersten Monat jeder Kohorte damit, Fragen zu beantworten, die für alle gelten – statt die strategische Arbeit zu machen, für die sie geholt wurden.
Die Werkzeuge für den ersten Tag sind verstreut

Das Handbuch liegt an einer Stelle, die Formulare an einer anderen, das Verzeichnis irgendwo sonst – die Neuen springen zwischen fünf Tabs und einem Ticket hin und her, um sich zusammenzusetzen, was ein einziges Erlebnis hätte sein sollen.

So funktioniert es

Ein Concierge für jeden Kontaktpunkt im Onboarding

Schritt 1

Antworten und führen

Antworten in natürlicher Sprache auf Fragen zur Richtlinie, mit Zitat aus Ihrem Handbuch – dazu Hinweise im Kontext, die die Neuen zum nächsten Schritt führen.

Schritt 2

Papierkram automatisieren

Formulare aus dem HR-System vorbefüllt, im Ablauf unterschrieben und im richtigen System eingereicht, ohne dass der neue Kollege wissen muss, wohin sie gehen.

Schritt 3

Mit Kontext eskalieren

Wenn es auf den Feinsinn ankommt, übergibt der Concierge an einen Menschen aus der Personalabteilung – mit dem ganzen Gespräch, den Zitaten aus der Richtlinie und einer klar gestellten Frage.

Das Erlebnis passt sich Ihrem HR-System, Ihrem Handbuch und den Richtlinien jedes Landes an.

Leistungsumfang

Ein Onboarding, an dassich die Neuen erinnern

Antworten, Papierkram und Eskalation in einer einzigen Ebene – mit Anbindung an das HR-System, mehrsprachiger Abdeckung und Auswertungen dazu, wo die Neuen noch hängen bleiben.

Antworten zur Richtlinie mit Quellenangabe

Fragen werden in natürlicher Sprache beantwortet, mit Verweis auf den genauen Artikel im Handbuch und sein Gültigkeitsdatum.

Automatisierung von Formularen und Papierkram

Formulare aus dem HR-System vorbefüllt, im Ablauf unterschrieben und an das richtige nachgelagerte System geleitet – kein eigenes Portal, das erst gefunden werden muss.

Eskalation an einen Menschen aus der Personalabteilung

Braucht eine Frage Feinsinn, übergibt der Concierge mit dem vollen Gesprächskontext und den passenden Zitaten aus der Richtlinie.

Mehrsprachiger Support

Derselbe Concierge spricht die Sprachen Ihrer neuen Kollegen – damit das Erlebnis außerhalb der Sprache der Zentrale nicht schlechter wird.

Anbindung an das HR-System

Der Abgleich in beide Richtungen mit Ihrem HR-System hält Profil, Rolle und Richtlinienvariante konsistent – kein Parallelsystem, das gepflegt werden muss.

Auswertung der Reibungspunkte

Sie sehen, wo die Neuen hängen bleiben, welche Fragen sich wiederholen und welche Richtlinien klarere Antworten brauchen – so wird das Erlebnis von Kohorte zu Kohorte besser.

Unterstützt von Digital Humans

Ergebnisse

Was sich ändert, wenn das in Produktion läuft

Die Ergebnisse hängen von Kontext, Datenreife und Umfang ab. Wir schneiden ehrlich zu, bevor wir präzise versprechen.

−50%

Zeit, um den Papierkram des ersten Tages zu erledigen

Orientierungswert – hängt von der Komplexität des HR-Systems und der Menge der Formulare ab.

+30%

Fragen zur Richtlinie, die im Self-Service gelöst werden und nicht in der Warteschlange der Personalabteilung landen

Orientierungswert – auf Basis erster Implementierungen.

Schneller

produktiv im Job, laut den Führungskräften in der Befragung in Woche 4

Orientierungswert – wird im Discovery bestätigt; hängt vom Ausgangspunkt ab.

So arbeiten wir

Vom ersten Gespräch bis in die Produktion – ohne die üblichen Bremsen

Diagnose

Woche 1–2

Wir kartieren den heutigen Onboarding-Ablauf, den Aufbau des Handbuchs, die Konfiguration des HR-Systems und die Richtlinienvarianten je Land und Rolle.

Design

Woche 3–5

Wir definieren die Gesprächsmuster des Concierge, die Auslöser für die Eskalation, den mehrsprachigen Umfang und die Auswertungen, die die Personalabteilung sehen will.

Aufbau

Woche 6–10

Wir integrieren HR-System und Handbuch, verankern die Antworten in den Richtlinieninhalten und liefern das Erlebnis für die Neuen und den Arbeitsplatz für die Eskalation in der Personalabteilung.

Steuern und skalieren

Ab Woche 11

Kreisläufe für die Aktualität der Inhalte, Befähigung der Personalabteilung, Ausweitung auf weitere Sprachen und Länder von Kohorte zu Kohorte.

Die Zeitpläne variieren je nach Komplexität des HR-Systems, Zersplitterung des Handbuchs und Anzahl der Länder.

Ideas, trends, and tools to stay ahead

Loslegen

Geben wir Ihren neuen Kollegen einen ersten Tag, an den sie sich wirklich erinnern?

Ohne Verpflichtung. Wir starten mit einer abgesteckten Session, um Ihren Onboarding-Ablauf, Ihr HR-System und Ihre Richtlinienvarianten zu kartieren.

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