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Concierge de onboarding: os primeiros 90 dias sem atrito

Um concierge digital que responde a perguntas de política, trata da papelada e encaminha para o humano certo—para que os novos colaboradores cheguem mais depressa à produtividade.

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O problema

O primeiro dia promete muito e entrega uma fila de tickets

Quem entra perde horas em dúvidas básicas de política

Acumulação de férias, regras de despesas, acessos de IT, adesão a benefícios: todos os que entram fazem as mesmas perguntas e esperam os mesmos dias pela resposta.
A papelada continua a fazer-se à mão

Os formulários imprimem-se, digitalizam-se, voltam a escrever-se e andam atrás de quem falta assinar. A primeira ideia que alguém forma sobre como a casa funciona é a ideia de como correu o acolhimento.
As filas de tickets afogam a equipa de RH

Os parceiros de RH passam o primeiro mês de cada grupo a responder a perguntas de um para muitos, em vez de fazerem o trabalho estratégico para que foram contratados.
As ferramentas do primeiro dia estão espalhadas

O manual está num sítio, os formulários noutro, a lista de contactos noutro ainda. Quem entra salta entre cinco separadores e um ticket para montar o que devia ter sido uma experiência só.

Como funciona

Um só concierge para todos os pontos de contacto do acolhimento

Passo 1

Responder e orientar

Respostas em linguagem natural às dúvidas de política, com citação do vosso manual, e avisos de contexto que levam quem entra pelo passo seguinte.

Passo 2

Automatizar a papelada

Formulários pré-preenchidos a partir do HRIS, assinados no próprio fluxo e submetidos ao sistema certo, sem que quem entra precise de saber para onde vão.

Passo 3

Escalar com contexto

Quando o caso tem nuances, o concierge passa a uma pessoa de RH toda a conversa, as citações de política e a pergunta formulada com clareza.

A experiência do concierge adapta-se ao vosso HRIS, ao manual e às políticas de cada país.

O que inclui

Um acolhimento de quequem entra se lembre

Respostas, papelada e escalada numa só camada, entregues com integração no HRIS, atendimento multilingue e analítica sobre os pontos onde quem entra ainda encalha.

Respostas de política com citação da fonte

Perguntas respondidas em linguagem natural, com citação do artigo exato do manual e da data em que entrou em vigor.

Automatização de formulários e papelada

Formulários pré-preenchidos a partir do HRIS, assinados no fluxo e encaminhados para o sistema certo a jusante, sem um portal à parte para quem entra descobrir.

Escalada para uma pessoa de RH

Quando a pergunta exige nuance, o concierge passa o caso com todo o contexto da conversa e com as citações de política relevantes.

Suporte multilingue

O mesmo concierge fala as línguas de quem entra, para que a experiência não se degrade fora da língua da sede.

Integração com o HRIS

A sincronização nos dois sentidos com o vosso HRIS mantém coerentes o perfil, a função e a variante de política, sem um sistema paralelo para manter.

Analítica da fricção

Veem onde quem entra encalha, que perguntas se repetem e que políticas precisam de respostas mais claras, para que a experiência melhore de cada vez.

Funciona sobre Digital Humans

Resultados

O que muda quando isto está em produção

Os resultados variam com o contexto, a maturidade dos dados e o âmbito. Delimitamos com honestidade antes de prometer com precisão.

−50%

De tempo para completar a papelada do primeiro dia

Orientativo — varia com a complexidade do HRIS e o volume de formulários.

+30%

Mais dúvidas de política resolvidas em self-service e fora das filas de RH

Orientativo — a partir das primeiras implementações.

Mais rápida

Subida à produtividade, segundo o que as chefias reportam ao fim da quarta semana

Orientativo — confirma-se em discovery; depende do ponto de partida.

Como trabalhamos

Da primeira conversa a produção, sem o arrasto habitual

Diagnóstico

Semanas 1-2

Mapeamos o circuito de acolhimento atual, a estrutura do manual, a configuração do HRIS e as variantes de política por país e por função.

Desenho

Semanas 3-5

Definimos os padrões de conversa do concierge, os gatilhos de escalada, o âmbito multilingue e a analítica que os RH querem ver.

Construção

Semanas 6-10

Integramos o HRIS e o manual, assentamos as respostas no conteúdo de política e entregamos a experiência de quem entra e a bancada de escalada dos RH.

Governar e escalar

Semana 11 em diante

Ciclos de atualização de conteúdo, capacitação dos RH e extensão a novas línguas e variantes por país, grupo a grupo.

Os prazos variam com a complexidade do HRIS, a dispersão do manual e o número de países cobertos.

Ideas, trends, and tools to stay ahead

Começar

Damos a quem entra um primeiro dia de que se lembre de verdade?

Sem compromisso. Começamos com uma sessão delimitada para mapear o vosso circuito de acolhimento, o HRIS e as variantes de política.

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