Erfassen und auslesen
Rechnungen aus E-Mail, EDI, Portalen und manuellem Upload, normalisiert zu strukturierten Datensätzen mit Konfidenzwert und Weiterleitung der Ausnahmen.
/ Finanzen /
Ein- und Auszahlungen: Rechnungsautomatisierung, die den Abschluss beschleunigt
AP/AR-Flüsse mit Erfassung, Abgleich, Freigabe und Reconciliation—Ausnahmen an Menschen, der Rest an die Maschine, Evidenz für die Prüfung.
Das Problem
Der Abschluss läuft noch über Tastenanschläge
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Die Erfassung von Hand frisst das Team
Die Rechnungen kommen als PDF, per E-Mail und über EDI. Menschen tippen die Werte im ERP nach. Die Fehler summieren sich, und das Monatsende wird zum Sprint der Korrekturen.
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Drei-Wege-Abgleich in der Tabelle
Rechnung, Bestellung und Wareneingang abzugleichen ist in vielen Unternehmen noch eine Abstimmung von Hand. Die Ausnahmen stapeln sich, die Fälligkeiten altern, und Rabatte gehen verloren.
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Die Freigabeketten versanden im Postfach
Wer freigibt, sieht den Kontext nicht, Eskalationen gehen verloren, und der Finanzbereich jagt Unterschriften, statt Perioden zu schließen.
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Kein Audit-Trail, der sich verteidigen lässt
Wenn die Prüfer fragen, wer was auf welcher Grundlage freigegeben hat, steht die Antwort halb in der E-Mail und halb im ERP – und selten vollständig.
So funktioniert es
Rechnungen erfasst, abgeglichen und freigegeben – mit dem Finanzbereich am Steuer
Abgleichen und prüfen
Drei-Wege-Abgleich gegen Bestellungen und Wareneingänge, Prüfungen der Richtlinien für Umsatzsteuer, Fremdwährung und Doppelzahlungen, Ausnahmen mit vorgeschlagener Lösung.
Freigeben und buchen
Wer freigibt, sieht den Kontext – auch mobil; gebucht wird im ERP, mit vollständiger Herkunft und prüfungsreifen Nachweispaketen.
Der Ablauf passt sich Ihrem ERP, Ihren Richtlinien für die Freigabe und dem Takt Ihrer Kreditoren und Debitoren an.
Ein- und Auszahlungen: Rechnungsautomatisierung, die den Abschluss beschleunigt
Leistungsumfang
Alles, was Sie brauchen,um den Rechnungsfluss zu industrialisieren
Erfassung, Abgleich, Governance und auditierbare Herkunft in einer einzigen Ebene mit Governance auf Synapse – geliefert mit der Warteschlange der Ausnahmen in der Hand des Finanzbereichs.
Erfassung über alle Kanäle
PDF, EDI, Portale und weitergeleitete E-Mail landen in einem einzigen Eingang für die Kreditoren, mit automatischer Klassifizierung.
Motor für den Drei-Wege-Abgleich
Rechnung ↔ Bestellung ↔ Wareneingang, mit Toleranzregeln, Behandlung der Fremdwährung und konfigurierbaren Schwellen.
Arbeitsplatz für die Ausnahmen
Der Finanzbereich sieht nur, was ihn wirklich braucht – mit der Lösung, die das System schon vorgeschlagen hat.
Arbeitsablauf der Freigabe
Freigabe vom Mobilgerät mit Kontext, Eskalationen und Regeln zur Delegation, die zu Ihrer Richtlinie passen.
Integration in Ihr ERP
Native Konnektoren zu SAP, Oracle, NetSuite und weiteren; Buchungen, die sich vollständig zurückverfolgen lassen.
Nachweise, bereit für die Prüfung
Jeder Schritt protokolliert – mit Zeitstempel, Prüfer, Hash des Dokuments und Begründung der Entscheidung.
Unterstützt von Synapse
Ergebnisse
Was sich ändert, wenn das in Produktion läuft
Die Ergebnisse hängen von der Komplexität des ERP, dem heutigen Grad der Digitalisierung und dem Volumen der Ausnahmen ab. Wir schneiden ehrlich zu, bevor wir präzise versprechen.
60–80%
Weniger Zeit für die Bearbeitung der Rechnungen von Hand
Orientierungswert – hängt vom heutigen Grad der Digitalisierung ab.
3–5 Tage
Schnellerer Monatsabschluss im Durchschnitt
Orientierungswert – auf Basis erster Implementierungen.
2×
Mehr genutzte Rabatte für die frühe Zahlung
Orientierungswert – hängt vom Lieferantenmix und von den Zahlungsbedingungen ab.
So arbeiten wir
Vom ersten Gespräch bis in die Produktion – ohne die üblichen Bremsen
Diagnose
Diagnose
Woche 1–2
Wir kartieren den heutigen Ablauf bei Kreditoren und Debitoren, die Version des ERP, die Arten von Ausnahmen und die zwanzig Lieferanten, die das Volumen treiben.
Design
Design
Woche 3–4
Wir definieren die Regeln für den Abgleich, die Richtlinie für die Freigabe, die Weiterleitung der Ausnahmen und die Anforderungen an die Nachweise für die Prüfung.
Aufbau
Aufbau
Woche 5–8
Wir integrieren Erfassung, ERP und Freigabe und pilotieren in einer Gesellschaft oder einem Geschäftsbereich mit echtem Volumen.
Skalierung
Skalierung
Ab Woche 9
Rollout je Gesellschaft, Feinjustierung bei den Ausnahmen, Ausweitung auf die Debitoren und auf Intercompany.
Die Zeitpläne hängen vom ERP, der Zahl der Gesellschaften und der Komplexität der Richtlinien ab.
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Loslegen
Schließen wir die Bücher ohne den Marathon an der Tastatur?
Ohne Verpflichtung. Wir starten mit einer abgesteckten Session, um Ihr ERP, Ihre Richtlinien und Ihr Volumen zu kartieren.