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Entradas e saídas: automação de faturas que acelera o fecho

Fluxos AP/AR que capturam, conciliam, aprovam e reconciliam sem copiar números—exceções para pessoas, o resto para a máquina.

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O problema

Fechar as contas continua a depender de teclar

A captura manual come a equipa

As faturas chegam em PDF, por email e por EDI. Há pessoas a reescrever valores no ERP. Os erros acumulam-se e o fecho do mês torna-se uma corrida de correções.
Correspondência a três vias em folha de cálculo

Casar fatura, encomenda e guia de receção continua a ser uma reconciliação manual em muitas empresas. As exceções empilham-se, a antiguidade sobe e perdem-se descontos.
As cadeias de aprovação encalham no email

Quem aprova não vê o contexto, as escaladas perdem-se e a área financeira anda atrás de assinaturas em vez de fechar períodos.
Nenhum registo de auditoria defensável

Quando o auditor pergunta quem aprovou o quê e com que prova, a resposta está meia no email e meia no ERP, e raramente completa.

Como funciona

Faturas capturadas, casadas e aprovadas, com a área financeira no comando

Passo 1

Capturar e extrair

Faturas de email, EDI, portais e carregamentos manuais, normalizadas em registos estruturados com nível de confiança e encaminhamento de exceções.

Passo 2

Casar e validar

Correspondência a três vias contra encomendas e guias de receção, controlos de IVA, câmbio e duplicados, e exceções trazidas à superfície com a resolução já proposta.

Passo 3

Aprovar e lançar

Quem aprova vê o contexto e pode fazê-lo no telemóvel; os lançamentos acontecem no ERP com linhagem completa e dossiês de prova prontos para auditoria.

O fluxo adapta-se ao vosso ERP, às vossas políticas de aprovação e à cadência das vossas contas a pagar e a receber.

O que inclui

Tudo o que é precisopara industrializar o fluxo de faturas

Captura, correspondência, governo e linhagem auditável numa só camada governada sobre Synapse, com a fila de exceções nas mãos da área financeira.

Captura multicanal

PDF, EDI, portais e email reencaminhado, tudo numa única entrada de contas a pagar com classificação automática.

Motor de correspondência a três vias

Fatura ↔ encomenda ↔ guia de receção, com regras de tolerância, tratamento de câmbio e limiares configuráveis.

Bancada de exceções

A área financeira só vê o que precisa de facto dela, com a solução já proposta pelo sistema.

Circuito de aprovação

Aprovações no telemóvel com contexto, escaladas e regras de delegação de acordo com a vossa política.

Integração com o ERP

Conectores nativos para SAP, Oracle, NetSuite e outros, com lançamentos rastreáveis até à origem.

Prova pronta para auditoria

Cada passo registado com marca temporal, quem revisou, o hash do documento e a justificação da decisão.

Funciona sobre Synapse

Resultados

O que muda quando isto está em produção

Os resultados variam com a complexidade do ERP, a digitalização atual e o volume de exceções. Delimitamos com honestidade antes de prometer com precisão.

60–80%

Menos tempo de tratamento manual de faturas

Orientativo — depende do grau de digitalização atual.

3-5 dias

Fecho do mês mais rápido, em média

Orientativo — a partir das primeiras implementações.

2×

Mais descontos de pronto pagamento aproveitados

Orientativo — varia com a mistura de fornecedores e as condições.

Como trabalhamos

Da primeira conversa a produção, sem o arrasto habitual

Diagnóstico

Semanas 1-2

Mapeamos o fluxo atual de contas a pagar e a receber, a versão do ERP, os tipos de exceção e os vinte fornecedores que movem o volume.

Desenho

Semanas 3-4

Definimos as regras de correspondência, a política de aprovação, o encaminhamento de exceções e os requisitos de prova para auditoria.

Construção

Semanas 5-8

Integramos captura, ERP e aprovação, e pilotamos numa entidade ou unidade de negócio com volume real.

Escala

Semana 9 em diante

Implementação por entidade, afinação do tratamento de exceções e alargamento às contas a receber e ao intragrupo.

Os prazos variam com o ERP, o número de entidades e a complexidade das políticas.

Ideas, trends, and tools to stay ahead

Começar

Fechamos as contas sem a maratona de teclado?

Sem compromisso. Começamos com uma sessão delimitada para mapear o vosso ERP, as vossas políticas e o vosso volume.

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